Ми шукаємо проактивного, системного та ініціативного Business Assistant для компанії нашого партнера — української сервісної IT-компанії, що з 2016 року розробляє сайти, веб-сервіси та веб-додатки для малого і середнього бізнесу.
Business Assistant у цій ролі є ключовою людиною в компанії, відповідальною за підвищення ефективності роботи СЕО через організацію його часу, управління пріоритетами та контроль виконання операційних задач. Він є сполучною ланкою між СЕО та командою, допомагає структурувати роботу, координувати людей і забезпечувати стабільний рух компанії до поставлених цілей.
Ми шукаємо людину, яка має: * від 1 року досвіду на позиціях business assistant / executive assistant / operations coordinator або суміжних ролях; * досвід прямої роботи з СЕО або власником бізнесу; * вміння керувати календарем, пріоритетами та навантаженням керівника; * досвід роботи з таск-менеджерами, Google Workspace та Microsoft Office; * здатність фіксувати, контролювати та доводити до результату всі домовленості; * сильні комунікаційні навички; * бізнес-ерудицію та розуміння як працює бізнес; * знання правил ділового листування та ведення переговорів; * високий рівень усної та письмової грамотності; * сильні навички тайм-менеджменту; * системність, відповідальність і конфіденційність; * стресостійкість і вміння працювати в режимі багатозадачності; * проактивність та орієнтацію на результат.
Майбутні задачі для Business Assistant
Управління фокусом і пріоритетами СЕО: * тримати цілі та пріоритети керівника у постійному фокусі; * формувати завантаження СЕО відповідно до стратегічних і операційних цілей; * забезпечувати, щоб більша частина часу керівника йшла на стратегічні задачі.
Контроль задач і виконання: * вести всі задачі СЕО в єдиній системі (пріоритети, терміни, статуси, відповідальні); * регулярно переглядати задачі та не допускати їх «зависання»; * контролювати виконання доручень, наданих іншим співробітникам.
Управління календарем і часом: * планувати та підтримувати актуальний календар СЕО без накладок і «пожеж»; * узгоджувати графік з керівником наперед; * закладати у календар стратегічні задачі, відпустки, важливі дати та свята; * щотижня разом із керівником оптимізовувати розклад і навантаження; * вести та аналізувати звіти про використання часу керівника.
Супровід зустрічей і переговорів: * бути в курсі цілей, змісту та результатів усіх робочих зустрічей СЕО; * готувати і модерувати внутрішні зустрічі (цілі, таймінг, підсумки, follow-up); * фіксувати домовленості та брати їх на контроль.
Комунікація між СЕО та командою: * забезпечувати швидку, точну і повну передачу інформації; * доводити до команди всі розпорядження керівника; * слідкувати за якістю взаємодії між СЕО та командою; * виявляти проблеми в команді та вчасно реагувати на них.
Організація поїздок і зустрічей * організовувати ділові зустрічі, поїздки та переміщення СЕО; * планувати маршрути, транспорт і таймінг, щоб керівник був всюди вчасно.
Якщо вам цікаві ці задачі і ви бачите себе в ролі Business Assistant — чекаємо на ваше резюме, давайте знайомитись!
